Kdy žádat elektronicky a kdy jinak
Elektronicky se to hodí, když
- bydlíte daleko od místa, kde člověk zemřel
- potřebujete další úmrtní list později, třeba pro banku nebo pojišťovnu
- datovou schránku už máte, nebo ji umíte založit přes bankovní identitu
Jednodušší bývá jiná cesta, když
- jde o první úmrtní list a pohřeb teprve sjednáváte. Pak se zeptejte pohřební služby.
- bydlíte blízko matriky. Osobně se na všem domluvíte a zaplatíte přímo na místě.
Co budete potřebovat
- datovou schránku na své jméno, nebo uznávaný elektronický podpis (to je složitější cesta),
- nárok na úmrtní list: jste člen rodiny, žili jste se zemřelým ve společné domácnosti, vypravujete pohřeb, nebo máte jiný právní zájem,
- údaje zemřelého: jméno a příjmení, datum a místo úmrtí,
- doklad o nároku jako PDF nebo sken: například svůj rodný nebo oddací list, nebo objednávku či fakturu pohřbu,
- název matriky v místě úmrtí a její ID datové schránky.
Za rodinu matriky obvykle považují manžela, partnera, rodiče, děti, sourozence, prarodiče, vnuky a pravnuky.
Celý postup v sedmi krocích
Datová schránka, nebo elektronický podpis?
Datová schránka (doporučujeme)
Zřízení je zdarma a zpráva úřadu také. Zpráva z vaší schránky platí jako podepsaný dopis, žádný další podpis nepotřebujete.
Online ji máte hned. Stačí bankovní identita, eObčanka, NIA ID nebo Mobilní klíč eGovernmentu.
E-mail s uznávaným podpisem
Potřebujete kvalifikovaný certifikát od kvalifikovaného poskytovatele, například PostSignum (Česká pošta), I.CA nebo eIdentity. Stojí zhruba 440 až 725 Kč a platí asi rok. Aktuální cenu si ověřte u poskytovatele.
Certifikát se vydává na pobočce s dokladem totožnosti, nebo online s eObčankou a čtečkou. Pak potřebujete program, kterým PDF podepíšete, a žádost pošlete e-mailem na podatelnu matriky.
Podpis přes Bank iD na úřady nestačí.
Obyčejný e-mail bez podpisu
Jde, ale musíte ho do 5 dnů potvrdit písemně nebo osobně na úřadě. Brno-střed chce ve stejné lhůtě i všechny přílohy.
Pozor: na Praze 1 musí mít papírová žádost úředně ověřený podpis. Potvrzení dopisem tam tedy nic neušetří.
Krok 1: Založte si datovou schránku
Datová schránka pro občana je dobrovolná. Založíte ji jen na žádost, jednu na osobu. Máte tři možnosti:
Stará adresa mojedatovaschranka.cz vás přesměruje na datovka.gov.cz. Upozornění e-mailem chodí z adresy notifikace@datovka.gov.cz.
Používat datovou schránku zemřelého nejde. Ke dni úmrtí se sama znepřístupní a znovu ji otevřít nelze.
Krok 2: Najděte správnou matriku
- Úmrtní list vydá matrika v obvodu, kde člověk zemřel. Ne tam, kde bydlel.
- Zemřel v nemocnici? Rozhoduje obec nebo městská část, kde nemocnice stojí.
- Ve velkých městech je to úřad městské části nebo obvodu. Například Magistrát města Ostravy úmrtní listy nevydává.
- Některé úřady vedou matriku i pro okolí. Brno-střed vydává úmrtní listy i pro Bohunice, Bosonohy, Kohoutovice, Nový Lískovec a Starý Lískovec.
ID datové schránky má sedm znaků. Najdete ho na webu úřadu, nebo ve veřejném Seznamu datových schránek. Hledejte podle názvu, v Praze třeba „Městská část Praha 1“, a vyberte záznam označený OVM (orgán veřejné moci). Příklady: Brno-střed qykbwe7, Praha 1 b4eb2my, Český Krumlov 64pbvxc.
Nevíte, která matrika je ta správná? Poradí vám kterýkoli matriční úřad nebo krajský úřad.
Pošlete žádost na špatný úřad? Musí ji bez odkladu předat správnému a dát vám vědět. Ztratíte tím ale čas.
- Zemřel v cizině? Tam je postup jiný. Úmrtí zapisuje zvláštní matrika v Brně a zápis u ní elektronicky zahájit nejde. Více v článku Kde a jak získat úmrtní list.
- Žádáte ze zahraničí a nevíte, která matrika zápis vede? Portál veřejné správy radí poslat žádost datovou schránkou Ministerstvu vnitra (ID 6bnaawp).
Krok 3: Připravte doklad o nároku
Matrika potřebuje vědět, že máte na úmrtní list nárok. Datová schránka sama prokazuje, kdo zprávu poslal.
Jste příbuzný
Matriční doklad, ze kterého je vidět vztah. Třeba váš rodný list, oddací list, nebo rodné a oddací listy rodičů a prarodičů.
Manžel ani partner doklad o vztahu na Praze 13 nepotřebuje.
Vypravujete pohřeb
Doklad, že pohřeb vypravujete. Brno-střed uvádí objednávku nebo fakturu pohřbu či kremace, nebo doklad o zpopelnění.
Žádá někdo za vás
Plnou moc. Váš podpis na ní musí být úředně ověřený.
Stačí sken nebo fotka? Žádný úřad to na svých stránkách neuvádí. Jistá cesta je autorizovaná konverze na Czech POINTu. Z papíru udělá elektronický dokument, který platí jako originál. Stojí 30 Kč za stránku.
Přílohy ukládejte jako PDF, to se pro úřady doporučuje. Všechny přílohy dohromady mohou mít nejvýš 100 MB.
Krok 4: Napište žádost
Předepsaný formulář není. Stačí vlastní text. Musí z něj být jasné, komu je určený, kdo žádá, co chce a pro koho.
Níže je náš vzor. Není to úřední formulář. Sestavili jsme ho z údajů, které chce Brno-střed a které se ptají formuláře matrik v Praze 2, Praze 7 a Českém Krumlově.
Komu: název úřadu, oddělení matriky.
Žádost o vydání úmrtního listu
Žádám o vydání [prvního / dalšího] úmrtního listu.
Zemřelý: jméno a příjmení, rodné příjmení, datum a místo narození, datum a místo úmrtí.
Žadatel: jméno a příjmení, datum narození, adresa trvalého pobytu, adresa pro doručení (pokud je jiná), telefon nebo e-mail.
Můj nárok: například syn zemřelého, manželka, vypravitel pohřbu.
Převzetí: prosím zaslat poštou na adresu pro doručení / vyzvednu osobně.
Vícejazyčný formulář EU: ano, pro stát ..., nebo ne.
Přílohy: například můj rodný list, faktura za pohřeb.
Datum, jméno a příjmení
- Rodné příjmení a datum narození zemřelého nechce každá matrika. Když je znáte, uveďte je.
- Úmrtní list budete používat v jiné zemi EU? Požádejte o vícejazyčný formulář.
Krok 5: Odešlete zprávu z datové schránky
Zpráva úřadu je zdarma. Ke zprávě můžete volitelně přidat své osobní údaje ověřené v registru obyvatel, v části PŘIDÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ.
Žádost je podaná dnem, kdy zpráva úřadu dojde.
Krok 6: Zaplaťte poplatek
| Co | Kolik |
|---|---|
| První úmrtní list | zdarma |
| Každý další úmrtní list | 300 Kč |
| Vícejazyčný formulář EU | 100 Kč |
| Zřízení datové schránky a zpráva úřadu | zdarma |
| Autorizovaná konverze dokladu | 30 Kč za stránku |
| Certifikát pro uznávaný podpis (jen pro cestu e-mailem) | zhruba 440 až 725 Kč na rok |
Podle Portálu veřejné správy vám matrika pošle číslo účtu a platební údaje a vy zaplatíte převodem. Poplatek musí být zaplacený dřív, než matrika úmrtní list vydá. Když nezaplatíte, vyzve vás k tomu s lhůtou 15 dnů.
Matriky to ale dělají různě:
- Český Krumlov zveřejňuje číslo účtu na svém webu. K žádosti z datové schránky chce přiložit potvrzení o platbě.
- Praha 13 na stránce o dalších úmrtních listech uvádí platbu v hotovosti nebo kartou na přepážce.
- Praha 7 a Praha 9 vybírají poplatek v hotovosti na matrice.
Chybí vám v žádosti údaj nebo doklad? Matrika vám musí pomoct chybu opravit, nebo vás vyzve k doplnění a dá vám přiměřenou lhůtu.
Krok 7: Převezměte úmrtní list
Úmrtní list je dnes jen papírový. Elektronicky o něj požádáte, ale dostanete tištěný doklad.
Zákon zná dva způsoby předání:
Poštou do vlastních rukou
Matrika pošle list na doručenku do vlastních rukou. Převzít ho můžete jen vy. Takto ho podle Portálu veřejné správy posílá, když žádáte elektronicky.
Osobně na matrice
Vyzvednete si ho s průkazem totožnosti. Matriky, které vybírají poplatek na přepážce, třeba Praha 13, vás mohou pozvat osobně.
Do zahraničí
Když je poplatek zaplacený nebo list je zdarma, pošle ho matrika do ciziny do vlastních rukou. Podle Portálu veřejné správy to jde jen v rámci EU, kde je tato služba dostupná. Jinak ho pošle přes český zastupitelský úřad.
Matrika musí o žádosti rozhodnout do 30 dnů, ve zvlášť složitých případech do 60 dnů. Obvykle je vyřízená do 3 týdnů.
Podrobněji o úmrtním listu: Kde a jak získat úmrtní list.
Když se matrika neozve
- Zkontrolujte datovou schránku
- Nic tam není? Zavolejte na matriku a řekněte ID své zprávy
- Lhůta uplynula. Podle správního řádu můžete požádat nadřízený úřad matriky o opatření proti nečinnosti
- Který úřad je nadřízený, se zeptejte na matrice
- Odvolat se můžete do 15 dnů od doručení rozhodnutí
- Odvolání podáte u matriky, která rozhodla
Zdržet to může chybějící doklad o nároku, nezaplacený poplatek, nebo úmrtí, které ještě není zapsané. Matrika má na zápis úmrtí až 30 dnů od chvíle, kdy dostane podklady od lékaře.
Co se změní s eMatrikou
Podle zákona, který platí dnes, začne od 1. 1. 2027 platit toto:
- úmrtní list vydá kterákoli matrika, ne jen ta v místě úmrtí,
- úmrtní list půjde na žádost vydat i elektronicky, s kvalifikovaným elektronickým podpisem matrikáře, s platností 1 rok,
- platnost elektronického listu si ověří kdokoli u Ministerstva vnitra,
- kdo má na úmrtní list nárok, se nemění.
Do té doby platí vše, co je popsané výše: žádost elektronicky, úmrtní list na papíře, jen od matriky v místě úmrtí.
Podrobněji: Co zařídit po úmrtí.